Stim cu totii ca contabilitatea este un domeniu complex si oarecum complicat, iar multitudinea conturilor contabile, a tipurilor de obligatii din sfera economica sau procedurilor de inregistrare a documentelor pot conduce la aparitia erorilor. Poate fi vorba de simple greseli matematice, ignorarea evenimentelor, aplicarea incorecta a principiilor contabile, preluarea bazei de date dintr-un program informatic contabil in altul sau completarea neadecvata a documentelor de plata. Erorile contabile pot proveni din exercitiul financiar curent ori din cele anterioare, pot avea la baza numerosi factori si pot fi majore sau nesemnificative. Insa, corectarea erorilor contabile trebuie efectuata in conformitate cu legislatia in vigoare, potrivit procedurii pentru rectificare.
Ce presupune corectarea erorilor contabile
Principiul intangibilitatii, unul dintre principiile generale de raportare financiara, le impune entitatilor sa mentina informatiile financiar-contabile din soldul final al exercitiului financiar anterior in soldul initial al exercitiului curent. Astfel, bilantul de deschidere al fiecarui exercitiu financiar trebuie sa fie oglinda bilantului de inchidere al exercitiului financiar precedent, ceea ce inseamna ca soldurile initiale ale conturilor reflectate in balanta de verificare a noului exercitiu financiar trebuie sa fie identice cu soldurile finale ale conturilor din balanta de verificare a exercitiului financiar precedent.
Ordinul care reglementeaza procedura de corectare a erorilor din situatiile financiare este nr.450/2016 pentru aprobarea Procedurii de corectare a erorilor cuprinse in situatiile financiare anuale si raportarile contabile anuale depuse de operatorii economici si persoanele juridice fara scop patrimonial.
Ce erori contabile pot fi corectate
Erorile contabile, asa cum sunt definite la pct. 66 din Reglementarile contabile privind situatiile financiare anuale individuale si situatiile financiare anuale consolidate, aprobate prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.802/2014, cu modificarile si completarile ulterioare, se pot corecta potrivit reglementarilor respective. Ca urmare, in cazul corectarii acestora nu poate fi depus un alt set de situatii financiare anuale/raportari contabile anuale corectate. In acest sens, se pot corecta:
- Erorile constatate determinate de completarea eronata a denumirii entitatii raportoare, codului unic de inregistrare al entitatii raportoare, activitatii CAEN, formei de proprietate, indicatorilor raportati in Bilant sau Situatia activelor, datoriilor si capitalurilor proprii ori numarului de salariati si/sau a altor indicatori raportati prin formularul “Date informative”;
- Situatia determinata de depunerea de situatii financiare anuale/raportari contabile anuale care nu cuprind nici un indicator valoric;
- Situatiile determinate de urmatoarele tipuri de erori: transmiterea electronica de situatii financiare anuale/raportari contabile anuale in loc de declaratie de inactivitate, precum si transmiterea electronica a declaratiei de inactivitate in loc de situatii financiare anuale/raportari contabile anuale; transmiterea electronica de situatii financiare anuale/raportari contabile anuale folosind un format de raportare cuprins in programul de asistenta, diferit de cel corespunzator tipului de entitate sau netransmiterea electronica a tuturor documentelor prevazute de lege; intocmirea si transmiterea electronica de situatii financiare anuale/raportari contabile anuale folosind date eronate, determinate inclusiv de procesele de extragere si prezentare a informatiilor din bazele de date.
Cand se corecteaza erorile constatate in contabilitate
Corectarea erorilor contabile se face la data identificarii lor, pe seama contului de profit si pierdere, prin stornarea operatiunilor gresite si inregistrarea celor corecte. Daca este vorba de greseli semnificative, care ar putea influenta deciziile economice, luate pe baza situatiilor financiare anuale, acestea se rectifica tinand cont de rezultatul raportat. Tot la fel se corecteaza si erorile nesemnificative, doar ca ele nu influenteaza informatiile financiar-contabile. Rectificarea greselilor aferente exercitiilor financiare precedente nu determina modificarea situatiilor financiare ale acelor exercitii, chiar daca a fost depasit termenul pentru depunerea bilantului.
Depunerea pentru aceeasi perioada de raportare a unui alt set de situatii financiare anuale/raportari contabile anuale se poate efectua doar pentru corectarea erorilor mentionate in procedura, nu si pentru corectarea erorilor contabile definite de reglementarile contabile aplicabile.
Cum se face corectarea erorilor contabile
Daca se constata ca denumirea firmei, codul unic de inregistrare, activitatea CAEN, numarul de salariati, etc., au fost completate gresit, atunci situatiile financiare se pot corecta prin depunerea unui alt set al acestora, daca valoarea indicatorilor poate fi dovedita de alte documente. Acelasi lucru se aplica si in cazul in care au fost depuse raportari contabile anuale care nu cuprind niciun indicator valoric ori in alte situatii, ca de exemplu transmiterea electronica de date contabile anuale in loc de declaratie de inactivitate.
Pentru documentele fizice, corectarea erorilor contabile se face prin taiere cu o singura linie a greselii, iar alaturi se trece textul sau cifra corecta si semnatura persoanei care a rectificat actul. Se pot efectua astfel de corectii pe toate exemplarele documentului financiar-contabil vizat. In cazul in care se fac corectari pentru documente de predare-primire a valorilor materiale si mijloacelor fixe, este necesara semnatura celui care a facut predarea si a celui care a efectuat primirea. Pentru actele completate electronic sunt admise corecturi numai inainte ca informatiile sa fie inregistrate in mod automat. Documentele in baza carora se fac modificari in fisiere trebuie sa fie semnate si de persoanele imputernicite din conducere.
Pe ce documente contabile nu sunt permise corecturi
Exista anumite acte pe care nu este permisa corectarea erorilor contabile. De exemplu, documentele in baza carora se primeste, elibereaza si justifica numerarul. Ele trebuie anulate si pastrate, apoi refacute cu informatiile corecte. De asemenea, facturile gresite se anuleaza si se emit altele noi, daca nu au apucat sa ajunga la beneficiar. In caz contrar, se storneaza factura initiala si se elibereaza una corecta, iar operatiile pot fi sau nu inregistrate pe acelasi document ori pot fi create doua facturi diferite.
Daca este vorba de ajustarile bazei de impozitare a TVA-ului, furnizorii trebuie sa emita facturi cu valorile trecute pe minus ori sa faca o mentine din care sa reiasa ca sunt negative, atunci cand baza de impozitare se reduce. Pentru corectarea erorilor contabile in decontul de TVA, formularul 300, se foloseste un decont dintr-o perioada fiscala ulterioara, iar corecturile se trec la randurile de regularizari. Pentru erorile identificate la stabilirea corecta a taxei colectate, in urma unui control fiscal, se vor emite facturi de corectie catre beneficiari care sa includa si o mentiune cum ca acestea au fost emise dupa un control si trebuie inscrise intr-o rubrica separata in decontul de TVA.
In cazul in care nu te descurci cu identificarea greselilor si corectarea erorilor contabile, iti amintim ca Ideal Accountig iti sta la dispozitie cu servicii de contabilitate complete pentru buna gestionare a afacerii tale.